Egy 2014-es kutatás alapján egy átlagos munkavállaló 62 megbeszélésen vesz részt havonta. A meetingek leggyakoribb résztvevői, a vezetők átlagosan 23 órát töltenek megbeszéléseken hetente, amiből 7,8 óra felesleges vagy rosszul szervezett. Ez éves szinten nagyjából két hónap időveszteséget jelent.  

A cégek számára az ezekből származó pénzügyi veszteség csak az USA-ban, 37 milliárd dollárra tehető évente, ami elég jelentős összeg ahhoz, hogy foglalkozzunk ezzel a jelenséggel.  

Hogyan tudjuk kiszűrni a felesleges és javítani a meglévő megbeszélések minőségét? 
Következzen ehhez pár tipp, melyek közül talán lesz pár ismerős és pár újdonság is: 

1. Előkészítés 

Az üzleti tevékenységek jelentős része tervezést igényel; ezt hajlamosak vagyunk elfelejteni amikor egy megbeszélésre készülünk. Tegyük fel a kérdést magunknak, mi a célja ennek a megbeszélésnek? Mit akarunk elérni vele? Fel tudunk vázolni egy pontokból álló agendát azokkal az elemekkel, amelyeket majd át kell tekintenünk a megbeszélés alatt? Ha ezek közül egyikre sem tudjuk a választ akkor a legjobb, ha lemondjuk vagy eltoljuk a megbeszélést. 

Érdemes azt is végig gondolni, hogy kiket akarunk meghívni. Túl sok résztvevő esetén nehezebb fókuszálni és fenntartani az érdeklődést, valamint általánossá válhat az a jelenség is, ami bizonyára sokak számára ismerős, hogy a jelenlévők fele az e-mailjeit olvasgatja a megbeszélés alatt. Ugyanakkor, ha túlságosan lekorlátozzuk a részvevők számát akkor elképzelhető, hogy pár fontosabb döntéshozó nem lesz jelen megfelelő időben, hogy tovább billenthesse a beszélgetést. 

Az előkészítés része lehet az is, hogy a résztvevőknek előre elküldjük az agendát. Így senkit nem ér majd váratlanul egy-egy téma vagy ha valamilyen ok miatt csak késve tudunk érkezni a megbeszélés el tud indulni nélkülünk is. 

2. Hely és időpont 

Szeretjük a már bevált gyakorlatokat ezért hajlamosak vagyunk ugyanott, ugyanakkor és ugyanúgy tartani megbeszéléseinket. A rutin azonban el is tompíthat minket, ezért érdemes bevezetni egy kis változatosságot ismétlődő megbeszéléseknél. 
 
Változtathatunk az időponton vagy az ülésrenden. Legyen a reggeli megbeszélés néha délután és ne mindig ugyanazok az emberek üljenek egymás mellett. A rövidebb megbeszéléseknél tarthatjuk azokat állva vagy akár egy rövid séta közben is.  

A lényeg, hogy merjünk kilépni a rutinból!

3. Pontosság 

Ügyeljünk a pontos kezdésre. A 250 főnél nagyobb cégeknél a megbeszélések közel 40 százaléka késve kezdődik. Különösen rosszat tud tenni a hangulatnak amikor a késve érkezők elkezdenek beszivárogni, megzavarva ezzel a megbeszélés kezdésének ritmusát. 

A megbeszélés levezetőjének, moderátorának célszerű előbb érkeznie, hogy az esetleges technikai beállításokat (távoli hívás, kivetítő stb.) még a kezdés előtt el tudja végezni. Egy hat emberes megbeszélés esetén például, ha az első tíz perc ezeknek a beállításával megy el az rögtön egy óra munka kiesését jelenti a szervezet számára. 

4. Ráhangolás 

Sokan úgy érzik a megbeszélések csak megzavarják és elvonják a figyelmet a „valódi” munkáról. Fontos, hogy érzékeltessük az adott téma és a rászánt idő jelentőségét. Üdvözölhetünk mindenkit már az ajtóban, megköszönhetjük az idejüket és kezdhetjük a megbeszélést egy gyors bevezetővel, ami tökéletes alkalom lehet a levezetés etikettjének ismertetéséhez is. 

5. Levezetés 

John Medina sejtbiológus, a Brain Rules című könyv írója szerint nagyjából 10 percig tudjuk a hallgatóságunk figyelmét fenntartani. Érdemes ciklikus időközönként visszakérdeznünk, szünetet tartanunk vagy egyéb aktivitásokat kitalálnunk, hogy a részvevők figyelme ne lankadjon. 

Célszerű valakinek moderátor funkciót betölteni; a témákat felvezetni, aktívan hallgatni, figyelni, jegyzetelni, bevonni a passzívabb résztvevőket és az esetleges konfliktusokat is kezelni.  

Az aktívabb közreműködés elősegítésének egyik módszere lehet az, ha hosszabb csendet tartunk egy nagyobb szakasz után. A csend tökéletes módszer arra, hogy akinek ötlete vagy javaslata van meg tudja osztani azt és a beszélő is felmérheti a jelenlévők aktuális hangulatát a szünet alatt. 

6. Lezárás 

A megbeszélés lezárásánál fontos, hogy összefoglaljuk az elérteket és kijelöljük az utat a folyatáshoz. Ha ehhez szükségünk van további információra, illetve egyéb feladatok elvégzésre ügyeljünk rá, hogy ezekhez az elemekhez legyen felelős és időkorlát is rendelve. 

A megbeszélés alatti jegyzeteket tegyük elérhetővé mindenki számára, célszerűen egy utána kiküldött meeting minutes email keretében.

7. Post mortem 

Szánjunk pár percet minden megbeszélés után arra, hogy végig gondoljuk annak dinamikáját. Képes volt mindenki fókuszálni? Voltak elterelő beszélgetések? Ki beszélt a legtöbbet? Mikor voltak a legaktívabbak a résztvevők? Mit lehetne tenni annak érdekében, hogy a pozitív hatásokat a jövőben előtérbe helyezzük? 

A diskurzus minőségét is érdemes górcső alá vennünk. Alakult ki valódi párbeszéd? Sikerült ütköztetni az eltérő ideológiákat és véleményeket? Patrick Lencioni, Kell egy csapat című könyvében ennél is tovább megy. Lencioni szerint, ha nem történik érdemi vita egy megbeszélés alatt akkor a megbeszélés okafogyottá válik. 

8. Visszajelzések kérése 

Kérjünk időszakosan szóban vagy írásban visszajelzést arról, hogy mi ment jól, illetve min lehetne még javítani a megbeszéléseinken. Azonosítsuk be az erős és gyenge pontokat, hogy segíthessenek meghatározni a következő lépéseket a javulás felé. 

A fenti pontokból is látszik, hogy a megbeszélések menetén sokféleképpen lehet javítani. Munkahelyi mindennapjainkat tehetjük stresszmentesebbé alkalmazásukkal, mind moderátori mind résztvevői szerepben.  

A megbeszélések egy munkavállaló feladatainak csupán apró szeletét képezik, mégis érdemes időt szánnunk az ehhez kapcsolódó szokások kialakítására, ha eredményes munkakörnyezetet szeretnénk teremteni magunk és kollégáink számára. 

Felhasznált forrásanyagok:
Steven G. Rogelberg  - Why Your Meetings Stink—and What to Do About It
Jennifer Phillips - How to run effective meetings